**Who this is for** This role is for a highly organized and discreet administrative professional looking to support high-level executives and marketing teams in
Work type: unknown
Location: Buc
Type: Full-time
**Who this is for** This role is for a highly organized and discreet administrative professional looking to support high-level executives and marketing teams in a fast-paced international medical technology environment. **Key highlights** You will act as a trusted partner to two General Managers, handling complex calendar management, marketing budget administration, and approval workflows for events and consultancies. **You might be a good fit if you...** - Have previous experience in executive assistant or modality-specific administrative roles. - Are highly proficient in managing multifaceted projects and stakeholder coordination. - Demonstrate strong English and French communication skills. - Maintain exceptional precision in handling budgets and compliance-related documentation.
# Job Description Summary
English
The Modality Assistant, Surgery & WHXR provides high-level administrative and operational support to two General Managers (Surgery and WHXR) and their respective marketing teams.
This role is critical to the smooth day-to-day functioning of both modalities and requires a highly organised, precision-oriented individual with a strong can-do mindset. The role demands excellent communication and problem-solving skills, the ability to manage multiple priorities simultaneously, and the confidence to proactively resolve issues in a fast-paced, international environment. Acting as a trusted partner and key point of contact, the role requires sound judgement, discretion, and the ability to navigate complex organisational processes.
Français
L’Assistant·e de Modalité, Chirurgie & WHXR fournit un soutien administratif et opérationnel de haut niveau à deux Directeurs Généraux (Chirurgie et WHXR) ainsi qu’à leurs équipes marketing respectives.
Ce poste est essentiel au bon fonctionnement quotidien des deux modalités et requiert une personne très organisée, rigoureuse et orientée précision, avec un fort état d’esprit can-do. Le rôle nécessite d’excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes, la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et l’aisance pour agir de manière proactive dans un environnement international dynamique. En tant que partenaire de confiance et point de contact clé, le poste exige discernement, discrétion et capacité à naviguer dans des processus organisationnels complexes.
# Job Description
## Roles and responsibilities
EXECUTIVE ADMINISTRATIVE & OPERATIONAL SUPPORT
• Calendar management for two General Managers
• Domestic and international travel arrangements
• Meeting agendas, minutes, and follow-up
• Preparation of correspondence, reports, and presentations
• Project and stakeholder coordination across functions
MARKETING & COMMERCIAL SUPPORT
• Marketing budget administration (POs, tracking, Agora allocation)
• Support for customer events and congresses, including compliance alignment
AST & APPROVAL WORKFLOW MANAGEMENT
• AST, IPP, SOAR/SAM and approval workflow management
• Coordination of approval workflows for advisory boards, events, congresses and consultancy engagements
CONFIDENTIALITY
• Handling confidential and sensitive information with discretion
QUALIFICATIONS
• Experience in executive, modality, or marketing administrative roles
• Bachelor’s degree or equivalent professional experience
• Strong working proficiency in English
## Responsabilités
The Modality Assistant, Surgery & WHXR provides high-level administrative and operational support to two General Managers (Surgery and WHXR) and their respective marketing teams.
This role is critical to the smooth day-to-day functioning of both modalities and requires a highly organised, precision-oriented individual with a strong can-do mindset. The role demands excellent communication and problem-solving skills, the ability to manage multiple priorities simultaneously, and the confidence to proactively resolve issues in a fast-paced, international environment. Acting as a trusted partner and key point of contact, the role requires sound judgement, discretion, and the ability to navigate complex organisational processes.
SOUTIEN ADMINISTRATIF ET OPÉRATIONNEL
• Gestion des agendas de deux Directeurs Généraux
• Organisation des déplacements nationaux et internationaux
• Préparation et suivi des réunions
• Rédaction et mise en forme de documents professionnels
• Coordination de projets et des parties prenantes
SOUTIEN MARKETING ET COMMERCIAL
• Suivi administratif des budgets marketing
• Support aux événements clients, congrès et exigences de conformité
GESTION DES AST ET WORKFLOWS D’APPROBATION
• Gestion des AST, IPP, processus SOAR/SAM
• Coordination des workflows d’approbation (advisory boards, événements, congrès, consultance)
CONFIDENTIALITÉ
• Traitement confidentiel des informations sensibles
QUALIFICATIONS
• Expérience en support administratif exécutif, de modalité ou marketing
• Formation de niveau Licence ou expérience professionnelle équivalente
• Maîtrise professionnelle de l’anglais
## About Us
GE HealthCare is a leading global medical technology and digital solutions innovator. Our mission is to improve lives in the moments that matter. Unlock your ambition, turn ideas into world-changing realities, and join an organization where every voice makes a difference, and every difference builds a healthier world
## Par rapport à nous
GE HealthCare est l'un des leaders mondiaux dans le domaine des technologies médicales et des solutions numériques. Il permet aux cliniciens de prendre des décisions plus rapides et plus pertinentes à travers des équipements intelligents, des analyses de données, des applications et des services. Avec plus de 100 ans d'expérience dans le secteur de la santé et environ 47 000 employés dans le monde, la société est au centre d’un écosystème qui travaille pour une médecine de précision.
Présent en France depuis 1987 avec aujourd’hui 2 800 collaborateurs, c’est un acteur solidement ancré dans l’hexagone à travers son empreinte industrielle, son centre de R&D et de production à Buc dans les Yvelines et des partenariats de recherche avec des entreprises et des centres de recherche français. www.gehealthcare.com